Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)

Вакансии Фонда «Даму»

Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)


Структурное подразделение:
Региональный филиал по Жамбылской области

Квалификационные требования:

  • Образование - Высшее (желательно финансовое/экономическое или юридическое);
  • Опыт работы - Не менее 1 года в финансовой организации/банке второго уровня/компании квазигосударственного сектора по направлениям деятельности: HR, закупки, административно-хозяйственная работа, бухгалтерия;
  • Специальные знания и навыки:
    • должен знать и применять действующее трудовое законодательство Республики Казахстан, законодательство РК в области закупок;
    • знание порядка, основ и правил ведения и составления документов (договоров, отчетов, актов и т.п.);
    • навыки ведения переговоров, навыки ведения деловой переписки;
    • грамотная устная и письменная речь;
    • стрессоустойчивость, коммуникабельность, аналитическое мышление
  • Знание и навыки работы на компьютере:
    • MS Office, почтовые приложения и интернет – ресурсы на уровне опытного пользователя, знание прикладных компьютерных программ (1С и д.р.) – обязательно;
    • Умение работать на сайте портале покупок, или альтернативной платаформе закупок.

Компетенции:

  • навыки эффективной коммуникации
  • Навыки работы в системах электронного документооборота
  • Навыки самоорганизации

Функционал требования к кандидату:
1. прием телефонных звонков и посетителей; выяснение потребности звонящих и посетителей; первичная консультация по программам Фонда и перенаправление запросов надлежащим работникам РФ; регистрация времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель);
2. организация необходимого кадрового учета и формирование пакета документов работников/кандидатов в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан и ВНД Фонда;
3. подготовка вопросов касательно работников РФ на коллегиальные органы;
4. свод и вынесение карт целей работников РФ и отчетов по исполнению карт целей работников РФ на коллегиальные органы;
5. внесение данных по приему, увольнению, отпускам, командировкам, больничным листам работников РФ в систему 1С ЗУП;
6. обеспечение проведения закупок, в соответствии с ВНД и утвержденными процедурами;
7. определение потребности РФ в товарах, работах и услугах для обеспечения деятельности в последующем инициирование включения в план закупок на соответствующий год;
8. своевременное инициирование закупки РФ;
9. подготовка проектов договоров по итогам открытого тендера, запроса ценовых предложений и из одного источника;
10. осуществление процедуры закупок из одного источника путем прямого заключения договора;
11. сдача отчетов по закупкам (ежемесячные, ежеквартальные и по запросам);
12. обеспечение административной-хозяйственной работы региональных филиалов в соответствии с ВНД;
13. участие в инвентаризации;
14. участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов зданий, систем водоснабжения и других сооружений, составлении смет хозяйственных расходов;
15. предоставление отчета по сдаваемым площадям;
16. контроль организации и проведения ремонта в здании;
17. контроль и руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории;
18. контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных нужд;
19. организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
20. организация использования и учета использованных архивных документов;
21. выдача архивных документов во временное пользование на месте или вне помещения архива;
22. отбор документов на постоянное, долговременное и временное хранение;
23. подготовка ответов на запросы по кадровым вопросам, вопросам административно-хозяйственной деятельности, закупкам и тд.
24. организация хранения и обеспечение сохранности оригиналов первичных бухгалтерских документов;
25. ввод в систему нового контрагента по заключенным договорам закупок товаров/работ/услуг в соответствии с реквизитами, подготовка и предоставлении договора в ДБУиО);
26. ввод данных по «Заказам на закупку», «Условиям договора» в Систему 1С «Бухгалтерия» по заключенным договорам закупок товаров/работ/услуг;
27. в части учета основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (далее - ТМЗ): создание документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», и прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов (счет-фактура, накладная, акт приема-передачи), подготовка и предоставление договора/соглашения, выписки Правления в ДБУиО для принятия на баланс/на списание с баланса имущества, оприходование ТМЗ, , предоставление оригиналов первичных документов в ДБУиО;
28. в части оказанных услуг поставщиком: создание и заполнение документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов: акты выполненных работ, документы подтверждающие данную услугу, отчеты, предоставление оригиналов первичных документов в ДБУиО;
29. направление оригиналов подтверждающих документов в ДБУиО по подотчетным суммам сотрудников филиала;
30. своевременное предоставление в ДБУиО заключенных договоров по аренде помещения для начисления дохода от аренды;
31. предоставление первичных документов в ДБУиО при списании ТМЗ (требования на отпуск запасов/материалов, акты на списание, путевые листы, чеки и прочее);
32. создание, оформление и закрытие доверенностей в учетной системе;
33. своевременное предоставление в ДБУиО первичных документов по учету активов, предназначенных для продажи.
34. создание заявок на расходование средств «Оплата поставщику», «Платежи с проблемными активами», «Возврат денежных средств контрагенту».
2. По техники безопасности и охраны труда:
2.1.Следить за содержанием в исправном состоянии систем и средств противопожарной защиты, включая первичные средства тушения пожаров, не допуская их использования не по прямому назначению;
2.2. проводить противопожарную пропаганду, оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров, установлении причин и условий их возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожаров;
2.3. подготавливать ежегодный отчет о проводимых мероприятиях по обеспечению пожарной безопасности и план таких мероприятий на следующий год;
2.4. Незамедлительно сообщать руководителю и в пожарную охрану о возникших пожарах, неисправностях имеющихся средств и систем противопожарной защиты, об изменении состояния дорог и проездов, ведущих к месту возгорания;
2.5. Обучать работников мерам пожарной безопасности;

Откликнуться