Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)

Вакансии Фонда «Даму»

Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)


Структурное подразделение:
Региональный филиал по Павлодарской области

Квалификационные требования:

  • высшее желательно финансовое /экономическое / юридическое/ образование;
  • опыт работы не менее 1 года в финансовой оргнизации/банке второго утровня/компании квазигосударственного сектора по направлениям деятельности: HR, закупки/государственные закупки, административно-хозяйственная работа, бухгалтерия.
  • должен знать и применять действующее трудовое законодательство Республики Казахстан, законодательство РК в области государственных закупок;
  • знание порядка, основ и правил ведения и составления документов (договоров, отчетов, актов и т.п.);
  • навыки ведения переговоров, навыки ведения деловой переписки;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • стрессоустойчивость, коммуникабельность, аналитическое мышление;
  • знание MS Office, почтовые приложения и интернет – ресурсы на уровне опытного пользователя, знание прикладных компьютерных программ (1С и д.р.) – обязательно;
  • умение работать на сайте портале закупок, или альтернативной платформе государственных закупок – желательно;
  • Знание языков – русский, казахский (желательно).

Компетенции:

  • навыки эффективной коммуникации
  • навыки работы в системах электронного документооборота, 1 С и пр.
  • навыки работы в области закупа услуг и товаров посредством электронных порталов закупок

Функционал требования к кандидату:
- Организация работы по кадровым вопросам, административно-хозяйственной деятельности, закупкам, ведение делопроизводства в соответствии с ВНД Фонда;
- прием телефонных звонков и посетителей; выяснение потребности звонящих и посетителей; первичная консультация по программам Фонда и перенаправление запросов надлежащим работникам РФ; регистрация времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель);
- организация необходимого кадрового учета и формирование пакета документов работников/кандидатов в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан и ВНД Фонда;
- подготовка вопросов касательно работников РФ на коллегиальные органы;
- свод и вынесение карт целей работников РФ и отчетов по исполнению карт целей работников РФ на коллегиальные органы;
- внесение данных по приему, увольнению, отпускам, командировкам, больничным листам работников РФ в систему 1С ЗУП;
- обеспечение проведения закупок, в соответствии с ВНД и утвержденными процедурами;
- определение потребности РФ в товарах, работах и услугах для обеспечения деятельности в последующем инициирование включения в план закупок (планирование бюджета РФ) на соответствующий год;
- своевременное инициирование закупок РФ;
- осуществление процедуры закупок из одного источника путем прямого заключения договора;
- сдача отчетов по закупкам (ежемесячные, ежеквартальные и по запросам);
- обеспечение административно-хозяйственной работы регионального филиала в соответствии с ВНД;
- участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов зданий, систем водоснабжения и других сооружений, составлении смет хозяйственных расходов;
- предоставление отчета по сдаваемым площадям;
- контроль организации и проведения ремонта в здании;
- контроль и руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории;
- контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных нужд;
- организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
- организация использования и учета использованных архивных документов;
- выдача архивных документов во временное пользование на месте или вне помещения архива;
- отбор документов на постоянное, долговременное и временное хранение;
- подготовка ответов на запросы по кадровым вопросам, вопросам административно-хозяйственной деятельности, закупкам и тд.
- организация хранения и обеспечение сохранности оригиналов первичных бухгалтерских документов;
- ввод в систему нового контрагента по заключенным договорам о государственных закупок товаров/работ/услуг в соответствии с реквизитами, подготовка и предоставление договора в ДБУиО;
- ввод данных по «Заказам на закупку», «Условиям договора» в Систему 1С «Бухгалтерия» по заключенным договорам о государственных закупок товаров/работ/услуг;
- в части оказанных услуг поставщиком: создание и заполнение документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов: акты выполненных работ, документы подтверждающие данную услугу, отчеты;
- в части учета основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (далее – ТМЗ): создание и заполнение документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов, подготовка и предоставление договора/соглашения, распоряжения в ДБУиО для принятия на баланс/на списание с баланса имущества, оприходование ТМЗ, подготовка документов на выбытие основных средств, предоставление оригиналов первичных документов;
- направление оригиналов подтверждающих документов в ДБУиО по подотчетным суммам сотрудников филиала;
- своевременное предоставление в ДБУиО заключенных договоров по аренде помещения для начисления дохода от аренды;
- предоставление первичных документов в ДБУиО при списании ТМЗ (требования на отпуск запасов/материалов, акты на списание, путевые листы, чеки и прочее);
- своевременное предоставление в ДБУиО первичных документов по учету активов, предназначенных для продажи;
- создание заявок на расходование средств «Оплата поставщику», «Платежи с проблемными активами», «Возврат денежных средств контрагенту».

Откликнуться